Virtuelle Datenräume

Seit 2010 richten wir Datenräume ausschließlich virtuell ein und optimieren auf diese Weise die Nutzung technischer Hilfsmittel in der Due Diligence: Künstliche Intelligenz, LLMs / Machine Learning, Q&A und andere fortgeschrittene Werkzeuge.

1. Ist-Zustand

Moderne Datenräume bieten die Möglichkeit zur gesteuerten und überwachten Veröffentlichung aller für die Kaufprüfung relevanten Daten. Die Technologie ist breit eingeführt, im Markt akzeptiert und im täglichen Einsatz sowohl robust als auch komfortabel. Die bisherige Nutzung ist im Wesentlichen eine Abbildung althergebrachter Vorgehensweisen.

2. Neue Entwicklungen, neue Möglichkeiten, bessere Resultate

Der Leistungsumfang digitaler Datenräume wird (von einigen Anbietern) massiv erweitert. Wesentliche Neuerungen sind:

• Übersetzungen aus und in verschiedene Sprachen

• Workflow-Management für die Q&A

• Teilautomatisierte, maschinenunterstützte Vorbereitung der Red Flag Due Diligence (Findings Management)

• Automatisierte Allokation von (unsortierten) Daten zu Datenraumindizes

3. Einsatz neuer Tools

Die Möglichkeiten, die sich durch die oben genannten Werkzeuge eröffnen, ermöglichen einen veränderten Arbeitsablauf und werden kurz- und mittelfristig nicht nur nachhaltige Zeitersparnisse nach sich ziehen, sondern auch mit erheblich weniger Aufwand zu besseren Resultaten führen.

4. Maschinelle In-Line-Übersetzungen

Bisher besteht das grundsätzliche Risiko, dass zum Download freigegebene Daten durch Online-Übersetzungshilfen wie „Google Translate“ gesendet und damit unkontrolliert veröffentlicht werden.

Inline-Übersetzungswerkzeuge sind für Anbieter in der Programmierung zwar teuer, bieten aber die Sicherheit, dass Datenrauminhalte nicht unkontrolliert veröffentlicht werden, und schützen davor, dass es zu ungewollten/ unbewussten Verstößen gegen die nationalen und EU-Datenschutz-Richtlinien kommt.

Zusätzlich erleichtern diese Tools die Ansprache eines breiteren Bieterkreises und minimieren Diskussionen um die Notwendigkeit von Downloadrechten, denen die Verkäuferseite oft zu Recht skeptisch gegenübersteht.

5. Q&A-Workflow-Management

Die Q&A Sessions zwischen Käufer und Verkäufer als zentraler Bestandteil der Due Diligence lösen immer noch eine hohe Arbeitslast auf beiden Seiten aus.

Neue Entwicklungen für das Q&A-Management erleichtern die Abläufe in der Q&A nicht nur durch eine granulare Vergabe von Rechten, sondern auch durch die Definition klarer Abläufe zur Beantwortung und zur Veröffentlichung (Freigabe) von Antworten. Zudem lässt sich durch Auto-Routing, also durch Verknüpfung von Dokumenten mit automatisierter Zuweisung der Fragen an bestimmte (definierte) Beantwortergruppen, viel Aufwand reduzieren.

Schließlich bietet eine konsequent im Datenraum geführte Q&A allen Beteiligten ein höheres Maß an Verbindlichkeit, da alle Inhalte rechtssicher dokumentiert werden.

6. Findings Management in der Red Flag Due Diligence

Durch den Einsatz „intelligenter“ Werkzeuge erhält die Verkäuferseite (und fakultativ auch der Käufer) die Möglichkeit, mit durch „Machine Learning“ und künstliche Intelligenz unterstützten Werkzeugen nicht nur die Suche, sondern auch die Suchergebnisse zu qualifizieren, quantifizieren, Rückschlüsse zu ziehen und Aktionen daraus zu definieren. Der Datenraum „erlernt“ an der Vorgehensweise des Nutzers, wonach dieser sucht, und schlägt weitere Dokumente, die den bisherigen Ergebnissen ähnlich sind, vor.

In zukünftigen Entwicklungsstufen dieser Technologie wird es möglich sein, wesentliche Standard abfragen der Due Diligence wie zum Beispiel die Suche nach „Change of Control Clauses“ vollautomatisiert vorbereiten zu lassen.

Die „Findings“ lassen sich vom Nutzer direkt in Excel exportieren und unterstützen so eine Weiterverarbeitung.

7. Automatisierte Indexallokation

In manchen Datenräumen werden bereits auf breiter Basis Lösungen eingesetzt, die es ermöglichen, Dokumente automatisiert einem vorgegebenen Index zuzuordnen. Durch den hohen Standardisierungsgrad der in Real-Estate-Transaktionen verwendeten Document Request Lists beziehungsweise Datenraum Indizes ist es heute möglich, einen Datenraum mit unstrukturierten Daten so zu befüllen, dass über 80% der Dokumente ohne weiteren manuellen Eingriff korrekt zugeordnet werden. Auch hier wird intensiv daran gearbeitet, diese Funktion für ein breiteres Einsatzgebiet bereitzustellen.

8. Fazit

Bisher wurden technische Hilfsmittel genutzt, um den traditionellen, eher händischen Ablauf der Due Diligence von den Restriktionen physikalischer Datenräume zu befreien.

Heute stehen sowohl der Sell- als auch der Buy-Side Werkzeuge zur Verfügung, die bei geschicktem Einsatz schneller, genauer und effizienter zu besseren Ergebnissen führen. Die Marktdurchdringung dieser Tools ist, nach der Einführung der Virtuellen Datenräume, sicher die größte technische Neuerung disruptiver Art, gewissermaßen die zweite kleine Revolution der DD – aber der Einsatz lohnt sich für alle Beteiligten.